Manual de estrategia comunicativa

¡Os damos la bienvenida! En este Manual de estrategia comunicativa encontraréis consejos y trucos para promocionar vuestro evento del Día Europeo de las Comunidades Sostenibles (DECS). Además, os puede ser de utilidad para otros eventos que organicéis en vuestras comunidades, iniciativas y proyectos comunitarios. 

 

Desde el día 9 de junio de 2020 ya podéis registrar vuestro evento en la página web. Si queréis organizar un evento para formar parte del Día Europeo de las Comunidades Sostenibles 2020 podéis registrarlo y agendarlo en un día de entre el 12 y el 26 de septiembre de 2020.  ¡Será genial!

 

permaculture garden community event

 

Promoción virtual

 

Anticipaos

 

Incluso antes de tener listos todos los detalles prácticos para vuestro evento, podéis empezar a generar expectación y entusiasmo sobre él.  

  • Anunciadlo cuando participéis en otros eventos anteriores. 
  • Informad a vuestras compañeras, amistades, familias, socias, conocidas…
  • Publicadlo en todas vuestras redes sociales. 
  • Enviad un correo electrónico a todas las personas suscritas que puedan estar interesadas en el tema, así como a participantes de anteriores ediciones o actividades que hayáis llevado a cabo.
  • Quizá os animéis a crear un breve vídeo introductorio para acompañar el anuncio.
  • Y por supuesto, no olvidéis de incluir un formulario de inscripción en la página de vuestro evento para quienes quieran recibir más información. De este modo, cuando el registro esté abierto y los detalles preparados, ya tendréis un buen grupo de gente interesada.

 

Correo electrónico “¡reserva la fecha!”

 

Un breve correo de este tipo es la mejor manera de darle un empujón a una campaña de mailing para vuestro evento. Enviadlo con meses de antelación con tan sólo la siguiente información: 

  • Nombre o título del evento
  • Nombre de vuestra organización
  • Fecha y lugar (indicad si es presencial o virtual)
  • El evento y la misión/propósito de la organización

Aseguraos de que la gente sabe cómo contactaros incluyendo vuestra información de contacto y botones o enlaces a vuestra web y redes sociales. 

 

Página web del Día Europeo de las Comunidades Sostenibles

Si queréis hablar de vuestra comunidad y el evento que preparáis en este blog del DECS, escribidnos un correo a spain@communitiesforfuture.org con vuestra idea y os daremos algunas indicaciones.

 

Redes sociales

 

Las redes sociales son una buena herramienta para mantener la atención de vuestros apoyos y ganar nuevos. 

 

Si vuestra organización no tiene todavía una presencia en las redes…

tenéis dos opciones principales: una, esperar y enfocaros en construir vuestra presencia en las redes después del acontecimiento.Otra, es aprovechar esta oportunidad para empezar. Sea cual sea vuestra decisión, procurad equilibrar el tiempo y energías invertido, y no confiéis únicamente en estos canales para la difusión. Desarrollar comunidades online fuertes e involucradas lleva mucho tiempo y esfuerzo, por lo general. 

Pero no os preocupéis. Nos aseguraremos de que vuestro contenido sea compartido en las redes sociales, ¡incluso si no tenéis ninguna! Nos pondremos de acuerdo en un plan de redes sociales para que podáis contribuir con vuestro contenido y las cosas que os gustaría compartir para promocionar vuestra actividad. ¡Escribidnos a spain@communitiesforfuture.org y hablamos! 

 

Si vuestra comunidad ya tiene una presencia establecida en redes sociales…

hay innumerables oportunidades para promocionar vuestro evento. En los meses anteriores es bueno compartir con cierta frecuencia fotografías y contenido sobre éste. Podrían ser fotos de la preparación, historias sobre las personas voluntarias o involucradas, un hashtag promoviendo el evento, gráficos de cuenta atrás… ¡las posibilidades son inacabables! 

Además de compartir, aseguraos de pedir a vuestros seguidores que compartan las publicaciones, de modo que más personas puedan saber sobre lo que estáis organizando y vuestro alcance pueda crecer incluso más.  Y animad a las participantes del evento a que compartan vídeos en directo a través de Facebook e Instagram. Por supuesto, ¡no olvidéis las historias destacadas y virales! ¡Quizá algunas influencers se animan a echaros una mano y promocionar el evento también! 

 

Plantillas útiles

Hemos preparado varias plantillas para que podáis compartir en vuestras redes sociales de manera que podáis traducir y editar como deseéis. Podéis ver las plantillas de Canva listas para editar en los siguientes enlaces (abajo): 

 

Instagram

Historias

¡Reserva la fecha!

Promo del evento

¡Nos vemos el año que viene!

Publicaciones 

¡Reserva la fecha!

Promo del evento

¡Nos vemos el año que viene!

 

Facebook

Portadas de evento

¡Reserva la fecha!

Promo del evento

Portadas de página

¡Reserva la fecha!

Promo del evento

¡Nos vemos el año que viene!

Publicaciones

¡Reserva la fecha!

Promo del evento

¡Nos vemos el año que viene!

 

LinkedIn

¡Reserva la fecha!

 

Twitter

¡Reserva la fecha!

Promo del evento

¡Nos vemos el año que viene!

 

Textos y logos de utilidad

Os animamos también a utilizar diferentes textos que hemos preparado para compartir en redes sociales y vuestra web, así como el logo de la Red de Transición, el punto de contacto nacional para el DECS. Tenéis aquí los textos, y el logo de la Red de Transición aquí. Sentiros libres de usarlo en la promoción de vuestros eventos.

Os invitamos a utilizar los hashtags #EDSC2020 y #ReddeTransicion cuando publiquéis en Instagram y Twitter, para que vuestras publicaciones aparezcan en nuestro muro social y podamos encontrar y compartir vuestro contenido. 

Por la misma razón, os solicitamos que etiquetéis nuestra página de Facebook @day.of.sustainable.communities y @RedTransicionEspana cuando publiquéis en vuestras páginas y eventos de Facebook. 

European day of sustainable communities       

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Correos electrónicos

 

La promoción a través de correos electrónicos es otro componente para avivar el interés por vuestro evento. Después de haber enviado el correo introductorio “¡Reserva la fecha!”, continuad con recordatorios para vuestra audiencia a través de actualizaciones, detalles interesantes y nuevos desarrollos alrededor de éste. 

Aseguraos de que los correos llevan a vuestros seguidores y comunidad a vuestra web o páginas de redes sociales, especialmente si vuestro acontecimiento requiere reservas o confirmación de asistencia por parte de las personas asistentes o participantes. Aseguraos también de incluir botones y enlaces que lleven a la web de vuestra organización. 

 

Llamadas a la acción (calls to action)

 

Una llamada a la acción puede tener muchísimos formatos. Puede ser una afirmación al final de la campaña de correo electrónico, una serie de fotos como parte de vuestro contenido en redes sociales o una página de destino en vuestra web. 

Si incluís vuestra llamada a la acción al final de vuestros emails, aseguraos que es breve pero impactante. Intentad condensar lo que queréis decir en una o dos frases. Si estáis creando una página de destino en vuestra web, es deseable que esté bien diseñada y sea potente en este sentido también. Podría ser a través de un texto llamativo o fotos, que expliquenla misión de vuestro evento. 

Aquí tenéis algunas sugerencias para llamadas a la acción del Día Europeo de las Comunidades Sostenibles: 

 

“Únete a las Comunidades por el Futuro, celebra el Día Europeo de las Comunidades Sostenibles”

“¡Únete a la celebración de las comunidades locales que actúan por un mundo mejor! Celebra el Día Europeo de las Comunidades Sostenibles

 

 

Promoción física

 

Si tenéis un poco de presupuesto para materiales de promoción física (¡y sabéis a quién se lo vais a distribuir!) os sugerimos algunos diseños para crear vuestros flyers y posters A4 y A3 que encontraréis en nuestro perfil de Canva. Aseguraos de añadir vuestro logo y detalles, así como el logo del Día Europeo de las Comunidades Sostenibles y de la Red de Transición.  

 

Boca-a-oreja

 

El boca-a-oreja es uno de los procedimientos más antiguos, pero sigue funcionando a día de hoy. ¡Sacad partido a esta estrategia investigando en vuestras redes existentes! Habladles sobre el Día Europeo de las Comunidades Sostenibles, la actividad que estáis organizando y cómo pueden apoyarlo. 

 

Concienciad en otros eventos

 

Dondequiera que atendáis, promocionad vuestro evento DECS (EDSC). Utilizad flyers y cualquier material promocional que tengáis. Aseguraos de que la gente pueda registrarse para recibir más información. 

 

Grupo de voluntariado callejero

 

Podéis reunir un grupo de gente de la comunidad local para formar parte del grupo de voluntariado a pie de calle. Todas estas personas pueden ayudar con la distribución de los flyers y promover la causa. 

 

Cobertura en los medios locales 

 

Notas de prensa

 

Escribir una nota de prensa y enviarla a reporteras o periódicos puede ser el primer paso para tener cobertura de vuestro evento. Hay un formato específico de notas de prensa para poder explicar vuestra historia de una manera concisa y que llame la atención. 

Podéis usar nuestras plantillas para notas de prensa del Día Europeo y traducirlas a vuestro idioma. Aseguraos de añadir vuestro enlace local ‒que en España es la Red de Transición‒, os ayudará a que la historia sea seleccionada en vuestros medios locales. 

Distribuiremos dos notas de prensa para que podáis utilizar: 

  • La primera, el martes 9 de junio de 2020 cuando se abrieron las inscripciones en la web.
  • La segunda, el martes 8 de septiembre de 2020. Incluirá la información más actualizada sobre el día, con detalles de todos los eventos que ya estén registrados en toda Europa. 

 

Contactar con periodistas

 

Identificad previamente a qué medios y periodistas vais a enviar vuestra nota de prensa. Investigad qué plataformas (periódicos, radio, televisión) podrían estar interesadas en vuestra historia y conseguid los correos de contacto de periodistas que trabajan con ellas. Haceos también con la dirección de correo electrónico general de cada uno de los medios que os interesan. Vuestro contacto nacional (Red de Transición) podría seros de ayuda con esto. 

Luego contactadles y enviad vuestra nota de prensa. El momento ideal para hacerlo es entre dos y tres semanas antes de que tenga lugar el evento. Es buena idea hacer una llamada telefónica rápida después de enviar el correo —¡reciben muchísimos correos!— donde expliquéis en 30 segundos por qué deberían cubriros.

 

Promoción en la radio

 

Las emisoras locales pueden estar dispuestas a dedicar algo de tiempo a promocionar vuestro acontecimiento. Contactad con la dirección de algunas radios locales e intentad que os hagan un hueco. Si os invitan a algún programa de radio, aseguraos de que tenéis tres cosas concretas que queréis comunicar sobre lo que estáis preparando. Cuando estéis en directo ¡decid lo que queréis decir, independientemente de lo que el presentador o presentadora os pregunte!

Seguimiento y valoración

 

El final de vuestro evento no debería ser el final de vuestra relación con los participantes de éste. 

Subid fotos del día aquí, creando vuestra propia carpeta con el nombre del evento y el país donde os encontráis. 

Haced seguimiento y conseguid feedback con una breve encuesta (podéis crearla fácilmente en Google Forms) donde la gente pueda compartir lo que le ha gustado y lo que mejoraría. Encontraréis la encuesta oficial del DECS (EDSC) aquí

Compartid con las personas que participaron un enlace a las fotos, grabaciones y presentaciones del evento; poneos en contacto con aquellas personas a quienes les prometisteis hacerlo. Estableced una conexión que vaya más allá de la participación del día y, quién sabe, quizá algunas de ellas incluso se conviertan en embajadoras de vuestra organización.  

 

sustainable communities event in Brussels 2018 group of people celebrating

Comunidad virtual del EDSC

Redes sociales

Herramientas de trabajo en red 

Página web

www.sustainable-communities.net  > redirige a www.events.communitiesforfuture.com

 

Referencias y autoría

Se han utilizado los siguientes recursos para crear esta guía: 

Texto original de Maja Vrĉon
Traducción y adaptación de Esther Molina Olivencia 

 


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